Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Com o desenvolvimento do teletrabalho, os serviços de videoconferência estão em alta, como o Zoom. Além de organizar chamadas de áudio e/ou vídeo para dois ou mais usuários, este serviço permite organizar, planejar e gerenciar reuniões de até 100 pessoas em um único chat de vídeo.

Este guia tem como objetivo apresentar os diferentes recursos para organizar reuniões no Zoom nas melhores condições. Do gerenciamento de participantes ao agendamento de reuniões, vamos ver como configurar melhor o serviço para gerenciar reuniões de maneira ideal. Para ir mais longe, convidamos você a ler nosso artigo: "Como começar a usar o Zoom?".



Criar e participar de reuniões

Antes de explorar os recursos dedicados ao compartilhamento de tela e gerenciamento de reuniões, lembre-se de que a versão gratuita do Zoom limita o número máximo de participantes em uma reunião de áudio e vídeo a 100. Além disso, as videochamadas a partir de 3 pessoas estão limitadas a uma duração máxima de 40 minutos.

Para os responsáveis ​​pela organização de videoconferências, é possível criar facilmente uma reunião do Zoom pela página inicial do Zoom, seja no desktop ou no celular. Então é hora de convidar as pessoas para a reunião. Para isso, o aplicativo oferece três formas de convidar alguém para participar de uma reunião no Zoom: instantaneamente durante uma reunião em andamento, por meio de um convite por meio de contatos ou convidando alguém para uma reunião.

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Assim, existem várias maneiras de participar de uma reunião no Zoom. Se alguém o convidar diretamente para uma reunião, basta atender a chamada e ativar o microfone e a webcam para participar da chamada de áudio e vídeo. O Zoom também oferece entrar em uma reunião usando o número ou nome da reunião. Outra opção, o organizador também pode enviar um link de convite por e-mail.

Se você quiser saber mais sobre como gerenciar reuniões do Zoom, convidamos você a consultar nossos guias: "Como criar uma reunião no Zoom?", "Como convidar alguém para participar de uma reunião no Zoom?" ou "Como participar de um Zoom encontro?



Planeje suas reuniões com facilidade

O Zoom oferece a capacidade de agendar reuniões com antecedência, definindo a data, hora, ID da reunião e senha opcional. Entre as opções avançadas, os responsáveis ​​pela organização da reunião podem abrir o acesso à reunião antes da chegada do moderador. O agendamento de reuniões está disponível no desktop e no celular. Para saber como agendar uma reunião no Zoom, não hesite em dar uma olhada em nosso tutorial dedicado.

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Agendar reuniões recorrentes no Zoom é outro recurso importante e útil. Com efeito, a aplicação permite planear reuniões periódicas com periodicidade diária, semanal ou mensal. No entanto, essa função tem duas desvantagens: o agendamento de reuniões não pode ultrapassar 365 dias para reuniões semanais e é necessário acessar o site oficial do Zoom para agendar reuniões. Esse recurso não está disponível por meio do aplicativo para desktop e para dispositivos móveis.

O Zoom no Windows permite agendar uma reunião e sincronizá-la com suas diversas agendas digitais de forma simples e intuitiva. O responsável por uma reunião pode assim optar por agendar uma reunião Zoom no Google Calendar ou agendar uma reunião Zoom com o Outlook. No entanto, o Zoom Market Place, acessível a partir do navegador, oferece acesso a mais recursos e horários, como Calendly, Telegram ou TeamUp. No Android e iOS, é possível sincronizar uma reunião com o calendário padrão do seu dispositivo.

O que pode ser feito durante as reuniões?

Antes de embarcar em uma reunião, além disso, se for de natureza profissional, é aconselhável configurar adequadamente sua webcam e definir corretamente a sensibilidade do seu microfone.

Uma vez iniciada a reunião e convidados e contactos, os participantes poderão ter de ativar/desativar o seu microfone e a sua webcam através do responsável da organização. Também é possível silenciar-se durante uma reunião Zoom, basta clicar no ícone do microfone. Observe também que é possível silenciar seu microfone ao participar de uma reunião. Útil para evitar a interrupção de uma chamada em andamento devido ao ruído ambiente.

Entre seus principais recursos, o Zoom oferece compartilhamento de arquivos no bate-papo com um limite de tamanho robusto de até 512 MB e sem limite de expiração para links de download. Cada participante pode ser obrigado a compartilhar um arquivo em seu disco rígido ou de um espaço de armazenamento online via Dropbox, OneDrive, Google Drive e Box. Explicamos com mais detalhes como compartilhar um arquivo no Zoom em nosso tutorial sobre o assunto.

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Para mais ferramentas e possibilidades, recomendamos a leitura do nosso guia sobre como dominar os recursos avançados do Zoom. Discutimos o compartilhamento de tela de desktop e móvel e o uso de um plano de fundo virtual.

Para um melhor gerenciamento de reuniões

Na mesma linha, o Zoom oferece várias opções de administração para gerenciar adequadamente a fluidez e a boa qualidade das conversas. Esses recursos são essenciais para garantir uma boa animação durante as reuniões de áudio e vídeo envolvendo dezenas de pessoas.

Embora os participantes da reunião possam optar por ativar ou desativar a webcam e o microfone durante uma reunião, o facilitador pode desligar a câmera de um participante durante uma reunião Zoom ou silenciar seu microfone. O organizador de uma reunião pode, assim, gerenciar os participantes caso a caso e também tem funções disponíveis para gerenciar todas as pessoas presentes durante uma reunião.

Entre as funções de administração global, um administrador de reunião do Zoom tem a capacidade de habilitar e desabilitar o compartilhamento de tela para todos os participantes. Basta inserir as configurações avançadas de compartilhamento de tela para definir quantos participantes podem compartilhar sua tela simultaneamente e para definir quem pode realizar o compartilhamento: apenas o host ou todos os participantes.

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Uma reunião com várias dezenas de pessoas pode levar rapidamente a uma cacofonia entre bugs de microfone e novas pessoas chegando sem ter um microfone configurado. Para garantir um encontro tranquilo e limitar as interrupções, o facilitador pode escolher a opção " Silenciar o microfone na entrada para silenciar automaticamente novos participantes.

O Zoom também oferece ao host vários recursos para manter o controle das mensagens instantâneas. O administrador pode assim ativar e desativar o chat durante uma reunião no Zoom. Também é possível permitir que os participantes conversem de forma pública e privada, apenas publicamente ou apenas com o organizador da reunião.

Reuniões sem intrusão

Durante uma reunião de negócios, as reuniões do Zoom podem ser uma oportunidade para compartilhar arquivos confidenciais ou para trocar informações, dados e documentos restritos a um grupo de pessoas. Para proteger adequadamente o acesso a uma reunião, a senha é uma das primeiras salvaguardas. Também é necessário informar aos participantes para não convidar outras pessoas, nem divulgar o link do convite.

Um administrador de reunião também pode optar por bloquear uma reunião do Zoom para impedir o acesso a uma reunião quando todos os convidados estiverem presentes. Um recurso útil que impede que outros usuários entrem no chat, mesmo com a senha ou um link de convite.

Como gerenciar adequadamente as reuniões no Zoom?
Se alguém invadir uma sala inesperadamente, o responsável pela administração pode simplesmente clicar em seu perfil na lista de participantes e selecionar a opção “Remover” para expulsar alguém de uma reunião do Zoom. Além disso, o menu para cada participante permite que você coloque a pessoa em uma fila, silencie o áudio e/ou o vídeo e denuncie a pessoa em caso de incômodo.

Acompanhe as reuniões

O Zoom oferece a capacidade de sincronizar suas reuniões com muitos calendários online, incluindo Outlook e Google Calendar. No contexto de reuniões profissionais, uma pessoa pode estar encarregada de redigir as atas, mas uma gravação digital da reunião pode ser útil.

Por padrão, apenas o administrador de um bate-papo pode gravar o conteúdo da reunião do Zoom. Ele pode, no entanto, dar aos outros participantes a autorização para gravar por sua vez. Esse recurso está disponível apenas no Windows, macOS e Linux e permite que a reunião seja salva como dois arquivos, um áudio M4A e um vídeo MP4.

Ler também:
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