Com a desmaterialização e o desenvolvimento do teletrabalho, várias práticas profissionais foram trazidas a evoluir. É particularmente o caso da assinatura digital que, graças a numerosas regulamentações internacionais, mantém o caráter jurídico da assinatura manuscrita. No entanto, nem todas as soluções de assinatura eletrônica oferecem as mesmas garantias. Explicamos como escolher o software ou aplicativo certo.
Até recentemente, apenas a assinatura manuscrita era oficial, autêntica e irrevogável. Com efeito, no que diz respeito aos critérios que permitem validar a conformidade e o valor jurídico de um documento assinado, tal processo teve de provar a identidade do (s) signatário (s) e certificar a integridade do documento (o documento n.º não tem modificado entre o momento em que o autor o assinou e o momento em que o signatário tomou conhecimento dele). Portanto, é compreensível até que ponto pode parecer complicado assinar digitalmente um documento remotamente, mantendo as propriedades de identificação e integridade mencionadas acima.
Não foi até o início dos anos 2000 para ver o surgimento das primeiras leis conferindo valor legal reconhecido à assinatura eletrônica. Nem é preciso dizer que cada regulamento varia de um país para outro. Como tal, o contrato assinado eletronicamente deve definir as leis aplicáveis a ele, se ele vincula partes que residam no mesmo estado ou em países diferentes.
Entrou em vigor em 2016, o regulamento eIDAS (autenticação de identificação eletrônica e serviços de confiança) define os padrões e supervisiona o valor jurídico da assinatura eletrônica na União Europeia. Ele também define três tipos de assinaturas, dependendo do nível de segurança necessário:
- A assinatura eletrônica simples: baixa confiabilidade, estabelece um vínculo nocional entre duas entidades. Pode ser um nome no final de um e-mail ou uma assinatura manuscrita digitalizada. Embora vinculativo, seu valor jurídico é questionável, uma vez que não há como verificar oficialmente a identidade do signatário.
- Assinatura eletrônica avançada: elevada fiabilidade, requer a utilização de certificados que garantam a integridade do documento, a identidade do (s) signatário (s) e o não repúdio da assinatura.
- Assinatura eletrônica qualificada: forte fiabilidade, baseada em constrangimentos regulamentares relativos à verificação da identidade do signatário e à protecção da chave de assinatura. Esse nível de segurança dá a esse tipo de assinatura o mesmo valor que uma assinatura manuscrita em pessoa.
Munido de todos esses detalhes, a qual ferramenta de assinatura digital você deve recorrer? Porque, se entenderá, não se firma da mesma forma um orçamento, um compromisso de venda de um imóvel e um contrato de transferência de ágio.
Por se tratar de um método de assinatura específico, reservado a um determinado tipo de profissão (advogados, notários, oficiais de justiça, etc.) e que exige sistematicamente a presença física do (s) signatário (s) (ou reunião presencial ocorrida nos últimos dez anos ), não discutiremos software e aplicativos exclusivamente dedicados a assinaturas eletrônicas avançadas.
Por outro lado, como indivíduo, (micro) empresário ou chefe do departamento de RH de uma grande empresa, é tão interessante olhar para soluções simples de assinatura eletrônica quanto para ferramentas de assinatura eletrônica dependendo da natureza dos documentos assinados.
resumo
Ferramentas simples de assinatura digital
Microsoft Word
Microsoft Word incorpora um módulo de assinatura simples no Windows e macOS. Embora artesanal, a manipulação permite guardar e afixar rapidamente a sua marca em documentos mal regulamentados. Basta clicar em Inserir> Imagens> Neste dispositivo e selecionar a assinatura digitalizada anteriormente.
Uma vez inserida a imagem, você pode legendá-la com seu nome e sobrenome, você seleciona o todo, clica em Inserir> QuickPart> Inserção automática> Salvar a seleção na galeria de inserção automática. No futuro, bastará clicar novamente em QuickPart> AutoTexto e, a seguir, selecionar a assinatura salva para afixá-la onde está o cursor.
Microsoft Word opcionalmente, permite que um documento seja assinado usando uma assinatura avançada. Ainda na aba Inserir, desta vez você deve selecionar Assinatura, a seguir preencher os campos da caixa de diálogo que aparece. O bloco de assinatura aparece na página atual. Ao clicar nele, é possível associar um certificado pago que atestará a sua autenticidade e a do documento.
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Adobe Fill & Sign
Em paralelo com seu software principal - e pago - Acrobat DC, a Adobe desenvolveu uma solução de assinatura digital gratuita com Adobe Fill & Sign. Disponível para Android e iOS, o aplicativo gerencia plotagens à mão livre, facilitando rubricas e assinaturas de documentos não regulamentados. Para conveniência e velocidade, cada usuário tem dois locais de armazenamento dedicados a uma assinatura e iniciais. Uma vez salvas no aplicativo, as faixas podem ser afixadas e redimensionadas instantaneamente.
Não é novidade Adobe Fill & Sign é compatível com qualquer documento PDF. Melhor ainda, o aplicativo gera PDFs a partir de uma ou mais imagens da galeria. Um módulo de digitalização também permite digitalizar documentos físicos com vista a assiná-los digitalmente. Em todos os casos, um botão de compartilhamento permite ao usuário enviar seu arquivo assinado através dos canais de comunicação tradicionais (e-mail, redes sociais, mensagens instantâneas, espaços de armazenamento online, etc.).
Adobe Fill & Sign tenta ampliar seu campo de ação e integra algumas opções de preenchimento rudimentares: inserir texto, adicionar marcadores e marcas de verificação. Pouco flexíveis e não personalizáveis, essas ferramentas adicionais não substituem as de aplicativos e softwares especializados em processamento de formulários. Por outro lado, eles solucionam problemas de um usuário forçado a escrever seu nome por extenso antes de assinar.
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Acrobat Reader DC
As ferramentas Adobe Fill & Sign podem ser encontradas em Acrobat Reader DC. Ideal para assinar PDFs em um computador, o software permite o preenchimento de formulários, assim como o registro de uma assinatura e iniciais manuscritas que podem ser anexadas rapidamente aos documentos a serem assinados.
Como o Microsoft Word, Acrobat Reader DC gerencia assinaturas avançadas, com a condição de adquirir certificados de organizações terceirizadas confiáveis. Também é possível gerar certificados autoassinados, cujo grau de confiabilidade se baseia essencialmente no vínculo de confiança existente entre os signatários e o autor do documento.
Os licenciados do Acrobat DC Pro se beneficiam dessas mesmas ferramentas de assinatura, sem funcionalidade adicional.
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Ferramentas avançadas de assinatura digital
DocuSign
DocuSign é referenciado na lista EUTL e cumpre os requisitos de conformidade impostos pelo regulamento eIDAS no contexto das assinaturas avançadas e qualificadas. Muito completa, a plataforma se integra com os principais sistemas utilizados por empresas como ferramentas Microsoft, Google, Salesforce e Oracle. Aplicativos independentes para Android e iOS oferecem aos signatários a flexibilidade que desejam.
Compatível com muitos formatos de arquivo, incluindo PDF tradicional e Doc (x), DocuSign possui um arsenal de recursos que o tornam uma solução abrangente. Além das ferramentas específicas para a assinatura como tal, o autor do documento pode adicionar texto, campos de formulário e caixas de seleção para o signatário. A integração de certificados compatíveis com ETSI elimina a necessidade de uma solução de terceiros. As opções de compartilhamento agilizam as trocas e garantem a segurança dos documentos mais sensíveis. Ponto de bônus: signatários que não são membros do serviço podem assinar um contrato DocuSign sem criar uma conta de usuário primeiro. Essa flexibilidade é parcialmente responsável pela popularidade da plataforma.
Enfin, DocuSign oferece diversos métodos de autenticação e rastreabilidade de assinaturas que podem ser adaptados ao grau de regulamentação do documento assinado.
DocuSign é uma solução paga, com planos que variam entre 108 euros e 456 euros por ano em função das necessidades e do número de utilizadores. Um montante elevado que justifica o seu sucesso junto de (micro) empresas e não de particulares. No entanto, uma versão de teste gratuita e não vinculativa oferece a todos a possibilidade de fazer transações únicas por 30 dias.
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Yousign
Yousign marca todas as caixas da assinatura avançada e qualificada. Prestadora de serviços de confiança validada pela ANSSI, certificada pelos regulamentos eIDAS e em conformidade com o GDPR, a plataforma destina-se a (micro) empresas e autônomos que trabalham diariamente com contratos regulamentados por lei.
Como um serviço online, Yousign está acessível a partir de qualquer dispositivo equipado com uma conexão à Internet e um navegador. A criação de uma conta de usuário é essencial. Apenas documentos em formato PDF são suportados pela plataforma.
Yousign gira em torno de uma interface legível. O painel lista os procedimentos em andamento e exibe o status de cada documento processado (em andamento, concluído, cancelado, favoritos). Um módulo de criação de procedimentos facilita a adição de membros e documentos, bem como o ajuste de parâmetros gerais (nome do procedimento, prazo de validade, frequência de lembretes, mensagens de notificação personalizadas). A integração dos cartuchos de assinatura fica ao critério do autor que poderá inserir quantos achar necessário, nas páginas e locais desejados. Anexos somente leitura podem ser adicionados a cada procedimento. Como DocuSign, Yousign permite que signatários externos assinem documentos enviados a eles sem a necessidade de criar uma conta de usuário.
Para mais flexibilidade, Yousign oferece um pacote de API para automatizar processos de assinatura usando ferramentas de negócios específicas para cada empresa (CRM, ERP).
Yousign é uma solução paga. Conte pelo menos 25 euros por mês e por utilizador para o acesso ao serviço online. Para um pacote API, será necessário adicionar pelo menos 75 euros por mês. Uma versão de avaliação de 30 dias permite que você teste sua funcionalidade antes de se comprometer.
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SIGNply
Indivíduos e microempresas com necessidades ad hoc podem recorrer a soluções simplificadas, como SIGNply. Disponível para Android, a aplicação gratuita integra a lista EUTL (European Union Trusted Lists) o que garante o seu nível de conformidade com o regulamento eIDAS.
Ao contrário de outras soluções equivalentes, SIGNply não requer a criação de uma conta de usuário. O aplicativo é funcional imediatamente após a instalação e permite que você assine eletronicamente quantos documentos quiser, sem nunca incorrer em custos inesperados.
SIGNply só é compatível com o formato PDF. Lamentamos a falta de um scanner integrado e a impossibilidade de alterar o local onde os documentos assinados são salvos. Por outro lado, reconhecemos que é rápido e fácil de aprender, bastando apenas selecionar o ícone "Pena" para aceder ao módulo de plotagem. Cada assinatura esboçada pode ser redimensionada e reposicionada no documento antes da validação final. As opções de compartilhamento integrado (e-mail, mensagens instantâneas, nuvem) facilitam a transferência de arquivos.
Se não for permitido adicionar texto via SIGNply, no entanto, é possível personalizar os parâmetros avançados da assinatura (identidade do autor, motivo, carimbo de data / hora). Uma passagem rápida no Adobe Reader ou através do serviço de validação de assinatura da Comissão Europeia atestará a validade e autenticidade da assinatura que consta no documento (fonte confiável, prazo de validade, informações relativas ao certificado).
