Embora em tempos de pandemias e teletrabalho pareça que a assinatura no escritório, oficialmente chamada de controlo do tempo, seja coisa do passado, em muitos campos ainda é essencial.
A tradição faz-nos pensar imediatamente na gestão que quer fazer com que os colaboradores respeitem as horas pelas quais são pagos, nem sempre é por isso que precisamos de saber quem entra e quem sai.
Nas empresas mais modernas, os sistemas de controle de tempo são utilizados por meio de softwares que permitem gerenciar todas as necessidades a partir do computador.
Como todos sabemos que lidamos com o mundo Apple, para aceder às diferentes áreas da sede é necessário ter uma autorização, e à medida que vai "aprofundando" este acesso é cada vez mais restritivo, até ao departamento de design, onde os produtos vão ver daqui a dois, cinco, dez anos e ao qual somente os membros do departamento e alguns executivos terão acesso.
Veremos as diferentes tecnologias que podem ser usadas no controle do tempo.
A planilha excel
Provavelmente o sistema mais caseiro que existe, envolve o registo das entradas e saídas de pessoal numa folha de excel, para que, através de fórmulas, sejam calculadas as horas de contacto.
Provavelmente só pode ser usado em computadores muito pequenos e onde há confiança suficiente para acreditar que as informações fornecidas são verdadeiras.
Isso coloca uma enorme carga de trabalho sobre o responsável por mantê-lo (geralmente o RH) que tem que coletar e transmitir todos os dados todos os meses para descobrir se todos se encontraram.
Máquinas de relojoaria
Um sistema amplamente implementado nas fábricas pela sua simplicidade, que permite saber a que horas os trabalhadores entram e a que horas saem. Este sistema, também adaptado aos consultórios, permite ao trabalhador justificar as saídas temporárias por motivos diversos, para uma visita ao médico, ou porque o enviam para realizar um serviço.
É um sistema simples em que cada trabalhador tem um cartão único que o identifica e passa por uma máquina, usando uma tarja magnética ou usando um leitor de proximidade (NFC) que registra o horário de chegada, o horário de saída e se na metade , ele teve que deixar os escritórios por algum motivo, usando uma série de códigos que dão uma ideia aproximada do motivo pelo qual ele deixou o local.
Sistemas de autenticação biométrica
O controle de tempo atualmente usa, como os iPhones da Apple, diferentes sistemas de autenticação que aumentam o nível de segurança e personalização até as medidas mais extremas, dependendo do que você deseja alcançar.
Esses sistemas de controle de tempo de autenticação biométrica podem consistir em reconhecimento de impressão digital, reconhecimento facial, reconhecimento de íris ou reconhecimento de voz, ou mais deles combinados.
Embora pareça um filme de ficção científica, a tecnologia está dificultando cada vez mais a personificação da personalidade da pessoa que sai ou entra em determinadas áreas.
Três condições que uma boa solução de gerenciamento de tempo deve atender:
Claro que existem tantas ofertas quanto empresas, porque cada uma tem suas próprias necessidades e estilos de trabalho diferentes,
Embora não listemos essas soluções comerciais aqui, podemos dizer o que recomendamos ao escolher uma solução de controle de tempo.
Solução multiplataforma
O que temos a pedir da gestão de controle de tempo é que seja multiplataforma, como a solução de controle de tempo neikom que conectamos no início, ou seja, que não nos obrigue a usar um sistema específico e que possamos gerenciar tanto de um computador e um celular.
É importante ter soluções para plataformas Windows, Mac, iOS e Android, para que os responsáveis possam gerir a partir da plataforma que lhes pareça mais adequada. Sempre recomendamos o uso do Mac para gerenciamento de tempo, por sua segurança, privacidade e facilidade de uso.
Uso de idiomas padrão
É fácil cair numa solução fechada que nos obriga a ficar para sempre com o mesmo fornecedor ou a recomeçar se o serviço que nos oferecem não for bom.
Para isso devemos procurar soluções que utilizem linguagens de programação comuns, que nos permitam adaptar facilmente as funções às nossas necessidades e que não requeiram aconselhamento permanente para uma solução proprietária.
Facile da usare
Se uma solução requer um curso de treinamento de vários dias ou inclui muitos manuais para entender como funciona e como resolver problemas cotidianos, não é a melhor solução.
Geralmente não pode ser mencionado entre as vantagens a serem procuradas nas soluções, mas é provavelmente a mais importante. Não é o vendedor que nos convence de que é simples. Deve parecer simples para nós.
conclusão
Quando passamos o dia falando sobre iPhones, iPads e App Store, é fácil esquecer que o Mac ainda é usado em muitos campos não ditos, fornecendo soluções eficazes para as necessidades da empresa, neste caso na área de controle de tempo.
É muito gratificante ver que existem empresas que incluem o Mac entre os sistemas que suportam, permitindo ao usuário decidir em qual plataforma quer trabalhar, sem ser obrigado a mudar porque o fabricante acha mais fácil.
