Para las personas y las empresas, la gestión de documentos implica cada vez más la web y las soluciones de almacenamiento en modo SaaS. Para facilitar las tareas de seguimiento administrativo a particulares y empresas, en 2011 La Poste puso en marcha un servicio online denominado “DIGIPOSTE”. Esta caja fuerte digital permite centralizar y organizar documentos electrónicos (por ejemplo, facturas, nóminas, justificantes, documentos escaneados, etc.), archivarlos o transmitirlos de forma segura. Una oferta completa que permite a los usuarios gestionar fácilmente sus documentos y ahorrar un tiempo precioso a diario. Y que las empresas controlen sus costes, mientras desarrollan un nuevo canal de comunicación con sus clientes, proveedores o incluso con sus empleados.
- ¿Qué es el servicio DIGIPOSTE de La Poste?
- Las funciones detalladas de DIGIPOSTE para particulares
- Compartir el acceso a los documentos
- DIGIPOSTE: la oferta para empresas
¿Qué es el servicio DIGIPOSTE de La Poste?
para particulares
una solución "3 en uno" para recibir, archivar y compartir documentos
DIGIPOSTE permite a las personas centralizar en un único espacio en línea seguro (1 GB gratis), los documentos de su elección, y más particularmente los documentos sensibles / legales, que están sujetos a un período de retención (facturas, extractos bancarios, escrituras notariadas).
A través de un buzón electrónico, también pueden recibir documentos enviados por los remitentes de su elección (su empleador para sus nóminas, su banco para sus extractos de cuenta, sus proveedores y operadores para facturas) con el mismo valor que un original en papel.
Por tanto, DIGIPOSTE es mucho más que una simple caja fuerte electrónica.
Un servicio de gestión y uso compartido de documentos para empresas
DIGIPOSTE también permite a las empresas:
- Gestionar todo o parte de su flujo documental de forma electrónica.
- Envíe documentos en formato digital a varios destinatarios: empleados (p. Ej. Recibo de pago), clientes o proveedores, con el mismo valor que un original en papel.
Por tanto, DIGISPOSTE tiene como objetivo simplificar la comunicación de documentos entre la empresa y sus distintos destinatarios.
Las funciones detalladas de DIGIPOSTE para particulares
El servicio de recepción, almacenamiento, gestión segura y uso compartido de documentos en línea DIGIPOSTE (1 GB gratuito) se organiza en torno a tres funciones principales.
Reciba y agregue documentos en línea
- Acceda desde cualquier computadora conectada a Internet,
- Elección y control de los documentos recibidos: el usuario decide los emisores autorizados para enviarle documentos (boletines, declaraciones, justificantes)
- Digitalización y almacenamiento: DIGIPOSTE permite digitalizar todos sus documentos administrativos (documentos de identidad, facturas, actos notariales) y centralizarlos en un solo espacio.
Clasifique, administre y archive documentos en línea
- Copia de seguridad: nóminas, extractos bancarios, facturas se guardan automáticamente en una caja fuerte digital segura.
- Sistema de alertas: el usuario puede activar alertas por correo electrónico (p. Ej., Recordatorio) para cada documento almacenado si tiene una fecha límite (p. Ej., Envío).
- Sistema de clasificación: el usuario puede clasificar y organizar sus documentos en línea. Para encontrarlos rápidamente, aplica filtros simples (por tipo de documento, remitente, fecha),
- Valor legal: los documentos digitales recibidos de los emisores conservan su valor legal (equivalente en papel)
Compartir el acceso a los documentos
- Compartir y derecho de acceso: el usuario define un acceso limitado y seguro a los contactos administrativos / terceros con los que comparte sus documentos.
Abra una cuenta DIGIPOSTE gratuita y benefíciese de 1 GB de almacenamiento gratuito
DIGIPOSTE: la oferta para empresas
El funcionamiento
DIGIPOSTE está dirigido a empresas de todos los tamaños (pymes y grandes empresas). Les permite enviar a sus empleados, clientes, prestadores de servicios / proveedores los documentos de su elección en formato digital, con el mismo valor que un original en papel.
Por ejemplo:
- A través de DIGIPOSTE, una empresa podrá gestionar sus flujos documentales: nóminas y todos los documentos de comunicación de RRHH destinados a sus empleados, facturas, extractos de cuenta o cualquier otro documento bancario a sus clientes, etc.
Las ventajas de DIGIPOSTE para las empresas
- Control de costos: precio del documento "pago por uso" (el remitente solo paga lo que envía y el espacio de archivo consumido)
- Complementariedad digital y flujo de papel (si se requiere impresión) a través de un solo operador: La Poste
- Simplificación del envío de documentos digitales gracias a un conector que se conecta directamente a la cadena editorial.
- Monitorización vía extranet: para gestionar los flujos DIGIPOSTE, monitorizar el número de destinatarios suscritos, envío y recepción de documentos.
Seguridad y confidencialidad
DIGIPOSTE se basa en tecnologías de intercambio seguro para garantizar la confidencialidad de los flujos digitales almacenados y compartidos.
- DIGIPOSTE garantiza la protección de la identidad del remitente y del destinatario, y la integridad del mensaje transmitido.
- Trazabilidad de envíos al espacio personal de destinatarios suscritos
- Confidencialidad de los intercambios con un alto nivel de autenticación.
- Cumplimiento de las normas vigentes: AFNOR NFZ42-013 (archivo electrónico) y NFZ42-025 (Boletín electrónico de nómina), norma ISO 15489 (archivo), etiqueta FNTC-TA (etiquetado de servicios de archivo de terceros), ...
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