Herramientas para el teletrabajo
Dejar a sus empleados la opci贸n de trabajar a distancia o permanecer en el coraz贸n de su empresa mientras trabaja de forma remota es posible gracias a las herramientas de comunicaci贸n y colaboraci贸n.
Estas herramientas permiten al teletrabajador mantenerse informado de las actividades de la empresa y participar en tiempo real en los proyectos en curso de la misma forma que si estuviera trabajando dentro de la empresa.
- Herramientas de comunicaci贸n
- Herramientas de colaboraci贸n
- Plataformas de teletrabajo
- Redes sociales o internas de la empresa
Herramientas de comunicaci贸n
Existen muchas herramientas econ贸micas y f谩ciles de usar para transmitir informaci贸n, instrucciones o archivos entre empleados:
- Correos electr贸nicos: ahora de uso com煤n para todos los profesionales, para la transmisi贸n de documentos, en particular mediante anexos.
Outlook, Thunderbird
- mensajer铆a instant谩nea: escribir y recibir breves instrucciones y detalles en tiempo real, comunicar r谩pidamente sobre el avance de la obra, mantener contacto permanente. Si usted o sus empleados tienen una c谩mara web, entonces es posible el videotel茅fono.
MSN Messenger, Google Talk
- Softphones o ToIP: para realizar llamadas gratuitas de pc a pc. Se trata de software de telefon铆a para descargar e instalar directamente en la computadora. Despu茅s de la descarga, todo lo que tiene que hacer es ingresar una direcci贸n de correo electr贸nico que luego comunicar谩 a sus colaboradores. Algunos softphones combinan otras funciones: intercambio de archivos, mensajer铆a instant谩nea, telefon铆a de video.
Skype, Windows Live Call, Wengo, Yahoo Messenger, Google Talk
Skype para el negocio
Skype y sus 300 millones de suscriptores definitivamente se han ganado a Microsoft, que quiere desarrollar una aplicaci贸n profesional de mensajer铆a instant谩nea. Se llamar谩 Skype for Business y ser谩 un c贸ctel de las funciones de comunicaci贸n de Skype y la dimensi贸n empresarial de Lync, anteriormente propiedad de Microsoft. En el men煤 de esta herramienta disponible a mediados de 2015, llamar a la transferencia, llamar a una persona desde el buz贸n de voz con un solo clic, interno o externo a la empresa.
- Voz sobre IP: ahora casi todos los proveedores de acceso a Internet ofrecen un servicio de VoIP para realizar llamadas gratuitas de un tel茅fono fijo a otro fijo.
- Webconference: para realizar reuniones virtuales, no alrededor de una mesa sino alrededor de un sitio web. Caracter铆sticas de las soluciones de conferencia web: uso compartido de aplicaciones, documentos, navegadores de Internet, presentaci贸n en l铆nea y modificaci贸n de documentos (incluidas presentaciones de PowerPoint, lectura de art铆culos de PowerPoint compartidos), chat, mensajer铆a instant谩nea, pizarra virtual.
WebEx, Office Live Meeting, Raindance, Genesys
Herramientas de colaboraci贸n
Las herramientas colaborativas permiten al teletrabajador participar, seguir en tiempo real el avance de los proyectos e intervenciones individuales, a trav茅s de herramientas de creaci贸n y seguimiento.
- Herramientas para compartir el trabajo
Permiten que varias personas trabajen de forma remota en el mismo documento de trabajo. La ventaja: los cambios realizados no borran las versiones anteriores. La desventaja: los colaboradores no pueden intervenir al mismo tiempo sobre un mismo documento, intervienen uno tras otro.
La wiki es un sitio web libremente modificable por sus usuarios. En los negocios, las wikis facilitan la redacci贸n colaborativa de documentos, es un espacio de reflexi贸n: intercambio y discusi贸n en torno a nuevas ideas y nuevos proyectos, organizaci贸n de eventos, elaboraci贸n de documentos de trabajo.
Exosys, Xwiki y Metawiki
El software de procesamiento de textos tiene una herramienta que le permite anotar texto para sugerir correcciones, por lo que tambi茅n puede ser una buena herramienta para compartir el trabajo de los teletrabajadores. PAGS
Para acceder a esta opci贸n, haga clic en herramientas / opci贸n / seguimiento de modificaciones. Realice su modificaci贸n, haga clic en entrar, la modificaci贸n se muestra en forma de un inserto de color a la derecha de su texto. O vaya a la ubicaci贸n deseada, haga clic en Insertar / Comentar y escriba en el espacio que aparece.
Los foros son otra herramienta de teletrabajo. Los teletrabajadores pueden encontrar a sus empleados alrededor de esta plataforma de intercambio para compartir sus ideas, intercambiar sus puntos de vista, por ejemplo sobre el progreso de un proyecto.
Para crear un foro gratuito: xooit, forumactif.com, forumparfait.com, monforum.com.
- Herramientas de acceso a la informaci贸n
Estas herramientas permiten a los teletrabajadores acceder r谩pidamente a todos los documentos e informaci贸n que ya existen dentro de la empresa.
Adem谩s de ser un espacio de reflexi贸n y puesta en com煤n de trabajo, el wiki es un espacio para almacenar y compartir informaci贸n, permite el libre flujo de informaci贸n entre todos los empleados de tu empresa. Puede agrupar calendarios de proyectos, informes de reuniones, archivos y documentos de trabajo, base de datos de contactos, descripci贸n de productos y servicios existentes.
Con la libreta de direcciones compartida, es posible agrupar los contactos mantenidos por cada miembro de la empresa.
- Herramientas de coordinacion
Estas herramientas de gesti贸n de tareas facilitan el seguimiento de los proyectos y permiten organizar interacciones entre contribuyentes y entre teletrabajadores y responsables de la validaci贸n.
Una vez distribuido el trabajo, los workflows se encargan de crear autom谩ticamente los calendarios, gestionar el archivo de documentos, monitorizar la correcta ejecuci贸n de los documentos y emitir alertas si los documentos no se devuelven a tiempo. Estas soluciones dan sus frutos.
WorkflowGen, W4, cmlight, workflow.com, wfmc.
El calendario compartido permite a los teletrabajadores de su empresa acceder al calendario de todos en l铆nea. La agenda compartida se actualiza en tiempo real y todos pueden organizar su tiempo de trabajo de acuerdo con los horarios de sus empleados para una mayor eficiencia.
PartAgenda, Calendae
Plataformas de teletrabajo
Existen plataformas de teletrabajo para empresas, que re煤nen varias de las herramientas mencionadas anteriormente. El uso de estas plataformas es de pago.
Ieweb, soluci贸n de colaboraci贸n, Zevillage
Redes sociales o internas de la empresa
Operando bajo el mismo principio que las redes sociales profesionales o p煤blicas en general, las redes sociales corporativas facilitan el intercambio de informaci贸n y la comunicaci贸n dentro de la empresa o en un grupo de trabajo.
Estas herramientas generalmente ofrecen soluciones "llave en mano" para la empresa y sus empleados. Estas son plataformas con caracter铆sticas que satisfacen las necesidades profesionales: intercambio de documentos o archivos, discusi贸n en tiempo real (por chat, video o voz), discusiones en grupos privados, intercambio de informaci贸n, etc.
Las redes sociales corporativas pueden fomentar la emulaci贸n entre empleados, pero tambi茅n son una buena forma de crear v铆nculos para los empleados que trabajan de forma remota. Tambi茅n satisfacen la necesidad de enviar informaci贸n confiable en tiempo real, respetando la seguridad de cierta informaci贸n interna.
Tambi茅n es necesario que se enmarque el establecimiento de este tipo de redes y se capacite a los empleados en su uso.
Varias plataformas se dedican a configurar una red interna para la empresa: Yammer, Slack, talkSpirit ...
