La pequeña oficina que se pasó al teletrabajo sin darse cuenta

La situación de TI de esta pequeña oficina era muy rudimentaria en lo que respecta a TI. Para que os hagáis una idea, inicialmente había dos usuarios con dos conexiones ADSL independientes y los documentos se enviaban por correo electrónico o por pendrive. Y estamos hablando de 2010 tal vez. 

Aquí necesitas un NAS

El primer paso para dar un paso hacia el futuro fue instalar un NAS (lo que algunos llaman un disco de red), no tenía sentido que las computadoras tuvieran conexiones independientes, que cada una guardara sus documentos o se enviaran así, tenían que establecer una red. 

El primer NAS fue un iOmega IX2 con dos discos de 1 TB montados en raid 1 o espejo, es decir, la información se grababa de forma idéntica en ambos discos, de forma que si uno fallaba, la información estaba en el otro y evitabas el desastre. 

Y con esto se creó la red (de eso hablaré en otro artículo) y se pudo cancelar una de las líneas ADSL, obteniendo el consiguiente ahorro. 

La experiencia con el NAS fue muy buena en comparación con la situación anterior. Incluso se ha configurado para acceder desde el exterior y desde el iPad. Pero el dispositivo era un desastre, tenía muchos errores, los archivos estaban bloqueados, etc… Era una maravilla ya la vez un dolor de cabeza (sin perder nunca la información). 

Así que allá por 2013 se montó un Synology NAS, el más sencillo con dos bahías, un DS213j, y la situación cambió radicalmente. No más problemas, siempre ha funcionado todo a la perfección, sin un solo problema, sin un solo error, hasta hoy.

El desempeño del NAS fue excelente para su tarea (oficina) con 5 personas trabajando al mismo tiempo. Ningún usuario guardó nada en su computadora, todo el trabajo se hizo en el NAS usando el protocolo Samba (eran computadoras con Windows). Se usó WebDAV encriptado para el acceso externo al iPad. 

Y el coronavirus ha llegado

Llegó el Coronavirus, y en la noche, en un fin de semana, el confinamiento. Ya no podías ir a la mudanza.

En algún momento, cada usuario, desde casa, con su ordenador, instaló Synology Drive y ya tenía acceso a la información del NAS como si fuera local. 

Synology Drive es una herramienta de sincronización de archivos. Desde su computadora ve todo en el NAS (o a lo que su usuario tiene acceso) como si fuera una carpeta local, y si desea acceder al documento, simplemente ábralo como si fuera un documento local. Los archivos se pueden descargar a su computadora o descargar cuando lo abre. Si lo cambia, se actualiza automáticamente. 

Además, Synology Drive permite versiones automáticas de documentos, de modo que, en caso de error, puede volver a una versión anterior simplemente haciendo clic con el botón derecho en el archivo. O obtenga algo de la papelera de reciclaje (que generalmente no está disponible en una red Samba). 

Evidentemente en los últimos años la conexión de la oficina había pasado de ser ADSL a fibra óptica. He monitoreado la carga de la red NAS de todos modos y rara vez supera los pocos Mb/s, por lo que con una conexión muy simple funciona perfectamente.

Chatear Synology

Otro elemento importante fue poder comunicarse entre usuarios sin tener que llamar por teléfono y, si es posible, sin exponerse a dar su información a una empresa que vive de venderla. 

Luego, el servicio Synology Chat se activó en el NAS y los clientes se instalaron en las computadoras de los usuarios. 

Synology Chat es similar a los chats que conocemos, aunque se ejecuta en el NAS, a través de una conexión cifrada, por lo que es muy seguro. 

Puede conectarse desde su computadora a través de un sitio web o mediante una aplicación de escritorio nativa. Desde tu iPhone, iPad o móvil Android también puedes conectarte sin problemas. 

Puedes tener conversaciones uno a uno, en grupo, enviar archivos adjuntos, responder a mensajes específicos (para mantener una conversación organizada por tema), nombrar usuarios, programar mensajes para que se envíen a horas determinadas o participar en encuestas. Vamos… una solución completísima y, sobre todo, autónoma. 

La transición al teletrabajo

Así que el cambio al teletrabajo fue rápido, no desperdició más de unos minutos, pero sin impacto en la eficiencia. Evidentemente no reemplaza el encuentro cara a cara y, sobre todo, la relación con los clientes.