Embora a obrigação da fatura eletrónica esteja em vigor desde 1 de janeiro de 2022, desembaraçar os muitos softwares criados para gerir esta importante operação não é nada simples e requer um mínimo de atenção para comparar os vários recursos disponíveis. Estou certo de que na sua opinião o tema é de absoluta importância, porque também você, como todos os operadores comerciais e profissionais, gostaria de ter ideias claras sobre qual dos muitos programas de fatura eletrónica usar.
Por esse motivo, você está procurando conselhos sobre qual software usar, certo? Então não se preocupe, porque com este post eu decidi oferecer-lhe um guia específico, a fim de mostrar-lhe os principais softwares para fatura eletrônica, suas funções mais importantes e seus custos.
Coragem: reserve alguns minutos de tempo livre, analise cuidadosamente as soluções listadas abaixo e tente encontrar a que melhor se adapta às suas necessidades, para que possa começar a utilizá-la imediatamente para as suas faturas eletrónicas. Dito isso, resta-me desejar-lhe uma boa leitura e um bom trabalho!
conteúdo
- Informação preliminar
- Programas gratuitos de faturamento eletrônico
- Programas de faturamento eletrônico pago
Informação preliminar
Antes de falar com você em detalhes sobre o programas de fatura eletrónica para quem você pode entrar em contato, parece correto fornecer algumas informações sobre essa tecnologia e seu uso em 2022.
A fatura eletrônica é um documento fiscal obrigatório que permite certificar uma compra e venda de bens e serviços entre dois sujeitos. Por sua vez, a fatura regula a relação de dívida e crédito que surge entre comprador e vendedor.
Como já sabe, a fatura eletrónica cumpre as mesmas obrigações e as mesmas funções que a antiga fatura em papel, com a única diferença de que deve ser redigida com um PC, tablet ou smartphone e que deve ser enviada eletronicamente ao cliente através do Sistema de Intercâmbio (Sdl) em Formato XML (Extensible Markup Language).
O SDL foi elaborado pela Receita Federal para verificar a presença dos dados obrigatórios da fatura, o endereço eletrônico e a exatidão do número do IVA e do código fiscal do vendedor e do comprador. Precisamente para esta importante função, os softwares de gestão de faturas eletrónicas devem exceder os elevados padrões de qualidade porque a sua fiabilidade é necessária.
A faturação eletrónica é obrigatória, mas alguns assuntos estão isentos da sua emissão. Entre os isentos, estão empresas e trabalhadores autônomos que se enquadram na regime de benefícios, aqueles que se enquadram nesse taxa fixa e pequenos produtores agrícolas (já isento de cobrança). Se quiser mais referências, consulte a página dedicada do site da Agenzia delle Entrate.
Programas gratuitos de faturamento eletrônico
Feitas estas premissas necessárias, posso agora falar-lhes sobre a gestão de fatura eletrónica mais utilizados e confiáveis, capazes de simplificar o envio desses documentos fiscais ao Sistema de Câmbio e cumprir a obrigação legal de sua emissão.
Eu gostaria de começar contando sobre aqueles programas grátis criados para a faturação eletrónica e fornecidos gratuitamente: são programas fiáveis apesar de serem gratuitos, ideais sobretudo para quem não necessita de faturar em grande número.
Programa de faturamento eletrônico da Receita Federal
Para usar o software gratuito de faturamento eletrônico fornecido pelaAgência Tributária, que permite compilar as faturas por meio de uma série de perguntas que determinam a estrutura do arquivo XML a ser transmitido à Receita Federal, você deve primeiro instalar Java no PC: se ainda não o fez, siga o guia específico que publiquei no site.
Feito isso, você pode prosseguir com o download do software. Portanto, conectado à página dedicada no site da AdE e clique no link Compilação de fatura eletrônica, para iniciar o download do programa imediatamente.
Quando o download terminar, abra o arquivo chamado FEL18.jnlp, com um duplo clique, e conclua a instalação clicando nos botões Corre e para a frente.
O software está pronto para ser usado: uma vez iniciado, basta clicar no ícone documento em branco com a palavra novo, localizado no canto superior esquerdo ou no menu Envie o (canto superior esquerdo) e depois no item Nova fatura, para criar uma nova fatura eletrônica.
Agora você pode inserir o Código do IVA e coloque um marque o tipo de fatura que você deseja criar entre Comum, Simplificado e PA. Quando quiser confirmar os dados, clique no botão Acabado.
O próximo passo requer que você insira seus dados, clicando na pasta à esquerda chamada Meus dados, e depois vá para a pasta projeto de lei, para inserir os dados do cliente, então ai Dados gerais e insira os dois Linhas de detalhe da fatura que eu Dados de pagamento. Para completar a fatura, você precisará visualizar o Dados resumidos e finalmente confirme pressionando o botão Criação de arquivos para envio.
O programa agora fará todas as verificações necessárias para erros e, se for bem-sucedido, você poderá salvar a fatura clicando no item Envie o (canto superior esquerdo) e selecionando a opção Salvar fatura no menu que é aberto.
Você pode, se necessário, retomar as faturas salvas usando o comando Abrir fatura do menu Envie o. Por fim, relembro que as faturas geradas devem ser enviadas à AdE através do web panel de Faturas e Pagamentos (que deve ser acessado mediante solicitação de um PIN específico, conforme expliquei a você no meu tutorial de criação de arquivos CCF).
Assoinvoice (Windows/macOS/Linux)
Vou falar-vos agora de outro programa gratuito, no entanto, concebido apenas para a visualização de faturas eletrónicas e não para a criação das mesmas: é Assoinvoice, que pode ser baixado gratuitamente em seu site oficial, clicando no logotipo azul (abaixo) correspondente ao sistema operacional que você usa em seu PC. Assoinvoice está de fato disponível, bem como para Windowstambém para MacOS e Linux.
Neste guia me refiro à versão Windows, mas se você quiser saber como baixar o Assoinvoice para macOS ou Linux, veja meu guia sobre como abrir nota fiscal eletrônica XML.
Quando o download estiver concluído, abra o arquivo .exe obtido e prossiga clicando no botão para a frente. Providencie, então, para aceitar os termos do contrato, clique no botão novamente para a frente, escolha o pasta onde instalar o programa, clique novamente em para a frente e confirme a instalação do software clicando no botão Instalar.
Ao final da instalação, clique no botão Acabado e abra o software no menu Iniciar (aquele acessível clicando no botão localizado no canto inferior esquerdo, aquele com o logotipo do Windows).
Quando o programa abre, ele pede que você aceitar a licença e os termos de uso: você confirma, com dois cliques nos botões eu aprovo. Agora é só clicar no ícone () (superior) e selecione o botão em forma de pasta, para poder selecionar o caminho onde se encontram as faturas eletrónicas que pretende visualizar. Em seguida, confirme tudo pressionando o botão Seleziona Cartella.
Quando a fatura é exibida, você também pode alterar o modo de visualização entre simplificado, completo e ministerial. Finalmente, você pode Salve o arquivo ou imprima, clicando nos ícones apropriados localizados na parte superior.
Libero SiFattura Basic (Web)
Para ser levado absolutamente em consideração também Libero Si Fattura Basic, um programa de gerenciamento completo e gratuito que permite criar arquivos xml da nota fiscal eletrônica, bem como receber notas fiscais eletrônicas diretamente. Mais informações aqui.
Programas de faturamento eletrônico pago
Agora que apresentei a você os programas oferecidos gratuitamente para gerenciar faturas eletrônicas, passo a falar sobre os disponíveis mediante taxa.
A escolha é muito ampla mas aqui eu preferi focar nos mais usados e difundidos no momento. Estes softwares são particularmente adequados se necessitar de utilizar frequentemente a faturação eletrónica ou para usufruir de um serviço específico.
Em muitos casos, de fato, é soluções tudo em um que funcionam diretamente do navegador e que também enviam as faturas emitidas e recebidas para a Receita Federal.
Então, você está pronto para descobrir quais são os melhores? Bem, fique à vontade e continue lendo para descobrir mais!
Programa de faturamento eletrônico de Aruba
O primeiro programa pago para gerenciar faturas eletrônicas de que falo é o fornecido por Aruba, uma famosa empresa 2022na que atua há anos nos setores de práticas online, hospedagem na Web e nuvem: é sem dúvida uma das mais usadas, graças também ao fato de gerenciar todo o processo de fatura eletrônica, desde a criação até comunicação à Receita Federal, bem como arquivamento e qualquer impressão.
Além disso, o programa funciona inteiramente pela Web, para que você não precise instalar nada no seu PC e também é acessível a partir de um conveniente aplicativo para celular Android e iOS / iPadOS que lhe permite ter as suas faturas eletrónicas sempre à mão, com a possibilidade de as criar, enviar, receber, gerir e armazenar tal como a partir da aplicação web.
Do ponto de vista contábil, a Faturamento eletrônico Aruba também permite que você comunique dados relativos a liquidações periódicas do IVA e a transmissão dos dados relevantes da fatura spesômetro ed estereômetro.
O serviço Aruba é oferecido em sua versão Completar destinado aos proprietários de IVA a um preço de 1 euro + IVA por 3 meses e, em seguida, 25 euros + IVA por ano na renovação: inclui 1 GB de espaço para gerenciamento de documentos (equivalente a aproximadamente 100.000 faturas com peso médio de 10 KB); recebimento de faturas via Código de Destinatário KRRH6B9; acesso ao painel de gestão; importação de faturas de outros sistemas e do portal AdE; conservação automática de acordo com a lei; visualização de faturas recebidas e enviadas; editor para criação e upload de faturas XML; envio de faturas a particulares, clientes e administrações públicas; gestão de fornecedores, clientes, produtos e serviços, pagamento, etc.; envio de faturas e comunicações financeiras e trânsito pela SDI; colaboração online com seu contador, gerenciamento multiusuário (opcional por uma taxa) e pedidos eletrônicos (opcional por uma taxa). Mais informações aqui.
Para proprietários de Código Tributário e para todos aqueles que apenas necessitam de receber faturas eletrónicas em vez disso, o serviço está disponível Recibo de faturamento eletrônico Aruba apenas que, ao preço de 1 euro + IVA por 3 meses e, em seguida, 14,90 euros + IVA por ano na renovação, oferece 1GB de espaço para documentos; recebimento de faturas utilizando o Código de Destinatário KRRH6B9; acesso ao painel de gestão; a capacidade de configurar o envio de relatórios automáticos; importação de faturas de outros sistemas e do portal AdE; armazenamento automático de acordo com a lei; visualização de faturas recebidas e gerenciamento multiusuário (opcional, mediante taxa). Mais informações aqui.
Também é possível enriquecer a fatura eletrônica de Aruba comacesso multiusuário e a compra de espaço adicional. O acesso multiusuário permite o acesso autônomo (com credenciais específicas) ao serviço Aruba Electronic Invoicing por usuários adicionais, que podem ter diferentes permissões: Ler, Criar / Modificar (não fornecido para o serviço Somente Receber), Enviar faturas (não fornecido para o Serviço Somente Receber) e Gerenciar configurações. O preço é de 4,90 euros + IVA/ano para cada utilizador. A compra de espaço adicional, por outro lado, equivale a 25 euros + IVA / ano para cada GB. Mais informações aqui.
Deve ser enfatizado que contadores e estudos de Negócios eles podem gerenciar faturas e contas de clientes diretamente on-line de forma independente com um painel de gerenciamento dedicado. De facto, poderão registar uma conta gratuita que dará acesso a uma área de gestão de clientes e oferecer-lhes-á a oportunidade de colaborar ou operar em nome do cliente, com base nas permissões concedidas, que vão desde a simples consulta de documentos a criação, emissão, modificação e gestão de faturas, receção de notificações financeiras e comunicações por conta dos seus clientes e configuração do serviço de faturação. Tudo grátis, graças ao serviço Faturamento Eletrônico Contadores de Aruba Mais informações aqui.
Dito isso, se você quiser usar o Aruba Electronic Invoicing, conectado à página dedicada, clique no botão comprar e conclua o pedido fazendo login, caso já esteja cadastrado; alternativamente, se você precisar de uma conta Aruba, clique no botão Register e concluir o pedido. Lembre-se de indicar uma escolha entre autônomo, empresa, empresa unipessoal o Administração Pública e preencha todas as informações pessoais restantes, Indirizzo e-mail incluídas.
Antes de clicar no botão continuar e concluir o pedido, lembre-se de marcar o caixa de consentimento sobre o tratamento da privacidade. Ao final do procedimento, basta concluir o pagamento via cartão de crédito, transferência bancária, boletim o PayPal. Você pode verificar nesta página o tempo de ativação em relação ao tipo de pagamento escolhido.
Depois de obter acesso ao serviço, você poderá usar os serviços de fatura eletrônica da Aruba diretamente da Web ou do aplicativo, com interfaces muito intuitivas e tutoriais de boas-vindas que ajudarão você a dar os primeiros passos. Para todos os detalhes, convido você a consultar meu guia completo de Aruba Electronic Invoicing, o canal do YouTube com tutoriais em vídeo dedicados ao funcionamento do serviço e a Aruba Magazine, que contém muitas notícias interessantes relacionadas ao mundo do faturamento eletrônico.
InvoiceBuddy
Se você trabalha no mundo dos serviços e, portanto, em certo sentido "vender seu tempo", recomendo fortemente que considere InvoiceBuddy: um ótimo software de cobrança online projetado especificamente para atividades de serviço (freelancers, profissionais, consultores, agências, grupos de trabalho, etc.) com o objetivo de otimizar o tempo dedicado ao processo de cobrança, não "enlouquecer" reconstruindo as diversas atividades realizadas e não correr o risco de "perder no caminho" o trabalho realizado.
Entre suas principais características, que o diferenciam de outros softwares de faturamento disponíveis no mercado, está a presença de um quadro de horários integradoque é diretamente vinculado ao módulo de faturamento. Isso significa que não há necessidade de anotar as atividades realizadas em uma agenda, planilha Excel ou calendário e depois reportá-las no software de faturamento: as atividades são registradas diretamente no quadro de horários do InvoiceBuddy e são listadas automaticamente no módulo de faturamento para ser faturado.
O InvoiceBuddy também permite que você acompanhe facilmente as horas gastas na realização de uma obra e entender se o valor solicitado no orçamento foi suficiente para cobrir o tempo gasto; veja eu clientes com atraso com os respectivos valores e prazos; gerenciar e monitorar eu lembretes; organizar as atividades a serem executadas, prazos e funções com um efetivo gerenciador de tarefas; alcançar previsões de faturamento e muito mais. Tudo isso com a possibilidade de acesso multiusuário (com ou sem limitações), para gerenciar as atividades e acompanhar o tempo de várias pessoas trabalhando no mesmo projeto. Mais informações aqui.
O InvoiceBuddy tem vários planos para escolher: Novice Buddy (4,99 euros / mês + IVA cobrado anualmente) que é ideal para quem se enquadra em regimes tributários subsidiados como mínimos e fixos e inclui controle de tempo, geração de faturas e pró-formas, envio de faturas por e-mail em PDF, exportação de faturas em XML e cronograma evoluído; Expert Buddy (11,99 euros / mês + IVA cobrado anualmente EM PROMO GRÁTIS PARA TODO O 2022) que é ideal para quem deve utilizar a fatura eletrónica e inclui o envio/recebimento de fatura eletrónica, despesas classificadas por tipo, plano mensal de receitas e despesas e análise de faturação; e finalmente o plano Guru Buddy (18,99 euros/mês + IVA cobrado anualmente EM PROMO GRÁTIS POR 3 MESES) que é ideal para grupos de trabalho e, de fato, possui acesso multiusuário com usuários ilimitados, lembretes de pagamento, importação de transações bancárias do home banking, conciliação de recebimentos e pagamentos e análise de rentabilidade de projetos e clientes. Mais informações aqui.
Para ativar sua avaliação gratuita, basta conectar-se à página principal do InvoiceBuddy, inserir o seu endereço de e-mail no campo apropriado e clique no botão para solicitar o tente grátis. Você receberá por e-mail as instruções para acessar o software do seu navegador favorito com os respectivos credenciais.
Uma vez logado, você precisará preencher o formulário com i seus dados de negócios, após o qual você pode começar a usar o planilha de horário e todas as outras funções oferecidas pelo InvoiceBuddy. Tudo está organizado de forma muito clara e conveniente com, na parte superior, a barra de ferramentas para acesso rápido Report (com dashboard, previsão e análise de clientes) Quadro de Horários (com atividade e faturamento), Documentos (faturas de venda, faturas proforma, faturas de compra e liquidação de IVA), prazos (cobranças, pagamentos, transferências, extratos de conta e adiantamentos), Dados pessoais (de clientes, fornecedores e bancos, mais tarifas e serviços) e Dados externos (com reconciliação e configurações rastreadas).
Resumindo, é tudo muito intuitivo e você não terá nenhuma dificuldade em dar os primeiros passos nas diversas telas do software. De qualquer forma, esteja ciente de que clicando no ícone do ponto de interrogação no canto superior direito você pode acessar uma rica seção de tutorial em vídeo que detalham como o InvoiceBuddy funciona. Para mais informações, indico o site oficial do serviço.
Programa de faturamento eletrônico Legalinvoice
Outro programa sobre o qual quero falar, também disponível mediante pagamento, é o de InfoCert chamado Nota fiscal. Este software também funciona pela web, através de qualquer um dos navegadores da web suportados. Outra vantagem do Legalinvoice é a de não exigem assinatura digital porque é a InfoCert quem assina a fatura como intermediária e a envia para o Sdi da Receita Federal.
Quanto aos preços, Legalinvoice está disponível em duas versões, respectivamente denominadas Abra e PROFISSIONAL. Ambas as versões oferecem um serviço completo, mas com a diferença de atender a um tipo diferente de usuário.
Com a versão Abra, ideal para artesãos, comerciantes, agricultores e números de IVA que recorrem a um intermediário para a gestão contabilística e emissão de faturas criadas manualmente ou via PC, permite gerir a faturação de e para a Administração Pública e particulares (B2B). Além disso, o software permite gerenciar o envio de faturas com as respectivas verificações, fazer orçamentos, documentos de transporte, agendamentos e funções de acesso a documentos de exportação, bem como receber faturas através do canal InfoCert ou de sua caixa postal PEC.
Legalinvoice START também inclui um arquivo de armazenamento automático de faturas eletrônicas, enviadas e recebidas. Se você optar por experimentá-lo, um período gratuito de 6 meses, para depois pagar 4€ por mês + IVA (cobrado anualmente), por um número de 200 faturas enviadas ou recebidas do Sdl. Você pode obter mais informações clicando aqui.
Falando, em vez disso, da versão PROFISSIONAL, esta é a solução ideal para empresas, empresas e estúdios que já possuem um software de gestão ou ERP para criar faturas (PDF e XML-PA) e pretendem utilizar uma ferramenta de gestão de faturas B2B sem a necessidade de alterar a faturação já utilizada . As funções e vantagens da versão START estão incluídas, mas a função de importação de faturas gerar para sistemas ERP.
A tela do usuário inclui entradas de controle de dados e funções para exportação de dados e faturas, mesmo em grande número. O período de teste gratuito oferecido é de 6 meses, para depois pagar 7€ por mês + IVA (faturado anualmente) para a gestão de um total de 400 documenti (faturas, DDT, notas de crédito, etc.) enviadas ou recebidas via Sdl. Você pode obter mais informações nesta página.
Se você optar por entrar em contato com a Legalinvoice, prossiga com o registro no site dedicado e selecione um dos dois serviços (Abra o PROFISSIONAL) e confirme que deseja ativar o serviço de avaliação de 6 meses. A seguir, faça oacesso à conta InfoCert, ou prossiga clicando em Conta Crea un e preencha o formulário com endereço email e senha, e depois marque eu não sou um robô e escolha se quer dar consentimento para atividades de marketing. Em seguida, clique no botão Registros, para continuar.
Em seguida, reconfirme sua intenção de ativar o Legalinvoice gratuitamente por 6 meses com o endereço de sua preferência e clique no botão Permitir. O próximo passo requer a inserção de dados pessoais, a escolha do tipo de Atividade (particular, empresa, associação comercial, autônomo ou trabalhador na AP), então dá consentimento e clique em para a frente. Por fim, lembre-se de especificar o endereço de e-mail para receber a confirmação da ativação e clique duas vezes nos botões para a frente.
Observe que, para adquirir o Legalinvoice, você deve se conectar ao site oficial e selecionar, através do menu suspenso apropriado, o duração da assinatura e número de faturas que pretende criar para este período e, em seguida, clique no botão Adicionar ao carrinho. A próxima tela diz respeito ao resumo do pedido, onde você pode verificar seus dados e informações de compra e depois clicar em Continuar com pagamento.
Quanto ao uso do software, ele é muito intuitivo, graças ao fato de a interface ser muito prática. Além disso, seu uso é orientado de forma prática. Por exemplo, você pode preencher o perfil da empresa e o eletrônico para começar e depois ajustar as configurações do perfil do usuário e do perfil público, após o que basta escolher entre os procedimentos de criação de faturas, consulta ou arquivamento e impressão.
Se você deseja um guia detalhado sobre como usar o Legalinvoice, sugiro que consulte meu tutorial dedicado ao serviço.
Programa de faturamento eletrônico Zucchetti
A última solução sobre a qual quero falar neste guia é a proposta por Abobrinha, para a gestão, envio e armazenamento de faturas eletrónicas.
A Zucchetti oferece duas possibilidades de faturamento eletrônico: a primeira se chama Hub Digital Zucchetti e é software Baseado na Web adequado para todos aqueles que desejam ter acesso pessoal à gestão de faturas B2B e PA, deixando a tarefa de armazenamento para Zucchetti. A outra solução é chamada Terceirização/pagamento por uso, ou seja, a delegação de toda a gestão, transmissão e armazenamento de faturas eletrónicas. Em ambos os casos, nenhuma instalação é necessária, o programa pode ser usado diretamente de um navegador da web.
Zucchetti Digital Hub também inclui acesso ao Aplicativo Hub Digital, concebido para a emissão de faturas eletrónicas a partir de smartphones e tablets, o envio automático do código de identificação a clientes e fornecedores, o redirecionamento automático de faturas para o seu PEC e a gestão das compras de combustível através do ZcarFleet.
A compra do Zucchetti Digital Hub é possível através desta página, a partir da qual você pode escolher o tipo de negócio que realiza e prosseguir escolhendo um pacote de faturas que variam de 10 euros + IVA para 10 faturas até 400 euros + IVA para 1000 faturas. Antes de poder fazer a compra, você deve se registrar clicando no botão primeiro comprar, então na voz Não registrado? Clique aqui! e preenchimento do formulário proposto. Por fim, decida se deve dar o consentimento à privacidade e, tendo concluído tudo, clique no botão Register.
O serviço de Outsourcing da Zucchetti trabalha com uma modelo pré-pago que envolve a compra de pacotes de faturas (ativo ou passivo) com um preço variável baseado no número. Cada um dos pacotes tem duração de 12 meses a partir da data da compra. Pode consultar a tabela de preços completa neste endereço. Uma vez identificado o pacote que pretende, deverá proceder à compra do cartão SDI: a crédito pré-pago com válido por 24 meses recarregável e utilizável em várias parcelas.
Para adquirir um cartão SDI, você deve acessar a página dedicada, escolher omontante a ser pago e insira o credenciais de login (ou cadastre-se, como já visto para o Hub Digital). Depois de aceitar os termos de uso, você deve preencher a seção ESCOLHER O PACOTE e faça a sua escolha, para que o crédito no cartão seja deduzido.
A utilização do pacote de software de gestão de fatura eletrónica da Zucchetti é bastante intuitiva, existindo também um exaustivo manual de utilizador sobre o serviço de faturação eletrónica que consegue dissipar praticamente todas as dúvidas sobre o mesmo.
Libero SiFattura Lite e Pro (Web)
Estas são as versões mais completas de Fatura Si Grátis: adicionar outras funcionalidades, como o envio automático de faturas eletrónicas para a SDI e a possibilidade de envio de faturas eletrónicas para o PA. Mais informações aqui.
Artigo criado em colaboração com Aruba e InvoiceBuddy.
